Makalah Manajemen dan Organisasi

Manajemen dan Organisasi

Definisi Manajemen

Manajemen berasal dari kata to manage, yang arinya mengatur atau mengelola. Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dan fungsi-fungsi manajemen itu. Jadi, manajemen itu merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan.

“Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengoodinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efisien.”  Manajemen diperlukan oleh sebuah organisasi agar pencapaian tujuan dapat berjalan secara efektif dan efissien. Efektif, artinya menyelesaikan kegiatan-kegiatan sehingga dapat mencapai sasaran organisasi. Efisien berarti memperoleh output terbesar dengan input terkecil.

Di dalam Agama islam menjelaskan bahwa segala sesuatu yang akan dikerjakan itu harus jelas, yaitu jelas apa yang akan dikerjakan (halal), jelas cara mengerjakanya (tidak menghalalkan segala cara), dan jelas apa yang akan dihasilkan dan manfaatnya (benar dan adil). Inilah yang diterapkan dalam manajemen syariah.

Menurut syariah Manajemen dalam arti mengatur sesuatu agar melakukan dengan baik, tepat, dan terarah merupakan suatu yang disyaratkan ajaran islam. Adapun manajemen syariah adalah seni mengelola sumber daya yang dimiliki dengan tambahan sumber daya dan metode syariah yang tercantum dalam Al-Qur’an dan hadis Nabi S.A.W.

إِنَّ اللَّهَ كَتَبَ الإِحْسَانَ عَلَى كُلِّ شَى

Artinya : “Allah SWT mewajibkan kepada kita untuk berlaku ihsan dalam segala sesuatu.”(H.R.Muslim)

Kata ihsan bermakna melakukan sesuatu secara maksimal  dan optimal. Seseorang muslim tidak boleh melakukan sesuatu  tanpa perencanaan, tanpa pemikiran, dan tanpa penelitian kecuali sesuatu yang bersifat emergency. Akan tetapi, pada umumnya, dari hal yang kecil hingga hal yang besar, harus dilakukan secara ihsan, secara optimal, secara baik, benar, dan tuntas.

Dapatlah disimpulkan, manajemen syariah adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengoordinasian, dan pengawasan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran yang diinginkan sesuai dengan ajaran Islam.

Baca juga: Makalah Perdagangan dan investasi Internasional

Definisi Organisasi

  Organisasi (organization) secara umum adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu, secara mutlak akan dipengaruhi oleh perilaku baik dari internal organisasi atau pihak eksternal. Sedangkan organisasi menurut:

• Chastes I Barnard (1938) dalam buku “The Executive Function” mengemukakan bahwa Organisasi adalah sistem kerja sama antara dua orang atau lebih.
• James D.Mooney mengatakan Organisasi adalah setiap bentuk kerja sama untuk mencapai tujuan yang sama.
• Robbins, S.P (1986) Organisasi adalah suatu sistem yang terdiri dari pola aktivitas kerja sama yang dilakuakan secara terartur dan berulang-ulang oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan.

Sedangkan beberapa definisi yang lazim digunakaan adalah sebagai berikut:

• Dr.Sondang P. Siagian mengemukakan bahwa organisasi  adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang berkerja bersama secara formal terkait dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan,didalam ikatan yang didalamnya terdapat seorang atau beberapa orang yang disebut bawahaan.
• Prof. Dr.Prajudi Atmosudirjo (1976) menuturkan bahwa organisasi adalah struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok pemegang posisi yang berkerja sama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.  

Jenis-jenis Organisasi

• Berdasarkan Fungsi

Organisasi fungsional (functional organization) merupakan bentuk departementalisasi, yaitu setiap orang bertugas dalam satu aktivitas fungsional, seperti pemasaran atau keuangan, dikelompokan dalam satu unit.

• Berdasarkan Produk atau Pasar

Organisasi produk atau pasar (product or market organization) adalah pengorganisasian dari suatu perusahaan kedalam devisi yang menggabungkan devisi-devisi yang melibatkan tipe tertentu dan produk atau pasar.

• Bentuk Matriks 

Struktur matriks ini berusaha menggabungkan manfaat dari keduanya, dan menghindari kekuranggan dalam organisasi matriks, karyawan mempunyai dua alasan, yaitu mereka dibawah dua wewenang, satu rantai komando adalah fungsional atau devisional secara vertikal  dalam bagan organisasi, yang keduanya ditunjukan secara horizontal dalam bagan organisasi.

Bentuk-bentuk Organisasi

Bentuk-bentuk organisasi  dapat berupa: organisasi garis, organisasi garis dan staf, organisasi fungsional, organisasi matrik, dan organisasi proyek.  

• Organisasi garis 

Organisasi garis merupakan bentuk tertua organisasi dan paling sederhana. Biasanya terdapat dalam organisasi yang relatif kecil. Struktur ini tidak cocok digunakan dalam organisasi yang besar karena kompleks dan luasnya bidang garapan yang harus ditangani organisasi sehingga memerlukan adanya pendelegasian wewenang kepada bawahannya. 

Dalam struktur organisasi garis anggotanya relatif sedikit dan sebagai pimpinan puncak organisasi biasanya adalah pemiliknya atau pemegang saham yang paling besar. Struktur organisasi garis disebut juga struktur organisasi militer. Ciri-cirinya adalah satu orang bawahan hanya memiliki seorang atasan, jadi dia hanya menerima perintah kerja dari satu orang saja, yaitu pimpinannya. 

Kelebihannya adalah:

1. Proses pengambilan keputusan dapat berjalan dengan cepat karena jumlah yang perlu diajak berkonsultasi masih sedikit 
2. Rasa solidaritas para anggota pada umumnya masih besar dan masih saling kenal
3. Rasa disiplinnya masih tinggi. 

Adapun kekurangannya adalah:

1. Tujuan organisasi sama, satu paling sedikit didasarkan atas tujuan pribadi pimpinan tertinggi dalam organisasi
2. Kecenderungan bagi pimpinan organisasi untuk bertindak diktatoris/otokratis cukup besar karena dipandang sebagai milik pribadi dan oleh karenanya kemauannya yang secara tepat harus dituruti
3. Seluruh organisasi terlalu bergantung pada seseorang sehingga kalau seseorang itu tidak mampu melaksanakan tugasnya, maka seluruh organisasi itu terancam oleh ketidaklangsungan kehidupannya
4. Kesempatan bagi para karyawan untuk mengembangkan spesialisasi sangat.

• Organisasi garis dan staf 

Organisasi ini terdiri atas dua kelompok orang-orang yang berpengaruh dalam menjalankan roda organisasi. Kelompok pertama menjalankan tugastugas pokok organisasi untuk mencapai tujuan, yang ditempatkan dalam kotakkotak garis (line), sedangkan kelompok yang kedua, melakukan tugas-tugas berdasarkan keahliannya yang disebut staf. Staf dapat memberikan saransarannya kepada unit operasional. Staf juga memberikan pengaruh dalam pelaksanaan.   

Ciri-cirinya sama dengan organisasi garis hanya ditambah adanya staf yang berfungsi memberikan nasehat atau pertimbangan-pertimbangan kepada pimpinan. 

Kelebihannya adalah:

1. Ada pembagian tugas yang jelas antara orangorang yang melaksanakan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas penunjang
2. Bakat yang berbeda-beda dari pada para anggota organisasi dapat dikembangkan menjadi suatu spesialisasi
3. Koordinasi mudah dijalankan dalam setiap kelompok dari kedua golongan karyawan itu
4. Disiplin serta moral biasanya tinggi karena tugas yang dilaksanakan oleh seorang sesuai dengan bakat keahlian, pendidikan dan pengalamannya
5. Bentuk organisasi ini dapat dipergunakan oleh setiap organisasi yang bagaimanapun besarnya, apapun tujuannya dan betapapun kompleksnya struktur organisasi. 

Adapun kekurangannya adalah:

1. Bagi para pelaksana tingkat operasional tidak selalu jelas yang mana perintah, yang mana nasehat. Artinya orang-orang lini dihadapkan pada dua macam atasan. Pertama, atasan yang telah ditentukan dalam garis komando, yang mempunyai hak memerintah. Kedua, para pelaksana operasional itu dihadapkan pula kepada pimpinan staf, yang meskipun hanya berhak memberikan nasehat, yang perlu pula ditaati karena nasehat itu didasarkan kepada keahlian dan wewenang fungsional
2. Perintah dari hierarkhi lini tidak selalu seirama dengan nasehat dari hierarkhi staf, karena belum tentu kedua macam hierarkhi memandang suatu hal dari kaca mata yang sama.  

• Organisasi fungsional 

Organisasi fungsional adalah organisasi yang pembagian tugas atas para pejabatnya disesuaikan dengan bidang keahliannya. Organisasi ini tidak terlalu menekankan pada hierarki struktural, namun lebih menekankan pada sifat dan macam fungsi yang akan dilaksankan.

Cirinya adalah seorang bawahan dapat menerima perintah dari banyak atasan. Contohnya organisasi bengkel. Seorang tukang las, dapat menerima perintah dari banyak departemen yang memerlukan jasa mengelas. 

Kelebihannya adalah:

1. Spesialisasi para karyawannya dipergunakan semaksimal mungkin
2. Solidaritas antara orang-orang yang menjalankan fungsi yang sama pada umumnya tinggi
3. Moral serta disiplin orang-orang yang menjalankan fungsi yang sama pada umumnya tinggi
4. Koordinasi antara orang-orang dalam satu fungsi mudah dijalankan. 

Kekurangannya:

1. Orang menspesialisasikan diri dalam satu bidang kegiatan tertentu sehingga sukar untuk mengadakan tour of duty dan tour of area tanpa melalui pendidikan yang intensif lebih dahulu
2. Orang-orang yang bergerak dalam satu bidang fungsi tertentu terlalu mementingkan fungsinya saja sehingga koordinasi yang bersifat menyeluruh sukar untuk dijalankan. 

Bentuk organisasi Fungsional adalah bentuk di mana pimpinan dan para pelaksana dibentuk dalam kelompok-kelompok yang bersifat panitia. Artinya pada tingkatan pimpinan, keseluruhan unsur pimpinan menjadi panitia dan para pelaksana dibagi-bagi dalam kelompok-kelompok yang bersifat task force. 

Baca juga: Makalah kepemilikan dan hak milik 

• Organisasi matrik 

Organisasi matriks merupakan penyempurnaan dari organisasi fungsional. Orang-orang yang ditugaskan dalam setiap sel tidak hanya termasuk dalam organisasi fungsional, tetapi juga dalam organisasi produk. 

Cirinya adalah dalam organisasi itu terjadi kontak koordinasi antar bagian yang ada dalam organisasi. Organisasi matrik menggunakan pendekatan struktural dan fungsional sekaligus (kombinasi). 

Kelebihannya di antaranya:

1. Efesiensi penggunaan manajer-manajer fungsional
2. Luwes menghadapi perubahan dan ketidakpastian
3. Keunggulan teknis
4. Meningkatkan motivasi kerja
5. Pengembangan diri. 

Kekurangannya:

1. Terjadinya konflik karena adanya pertanggungjawaban ganda yang dapat menimbulkan kebingungan dan kebijakan-kebijakan yang kontradiktif serta pertentangan kekuasaan yang mengarah pada perdebatan atas suatu kegiatan
2. Memerlukan koordinasi vertikal dan horizontal
3. Memerlukan lebih banyak keterampilan antarpribadi
4. Sangat mahal diterapkan
5. Mengandung risiko timbulnya anarki.

Pertimbangan Penyusunan Organisasi

Terdapat beberapa langkah untuk penyusunan sebuah organisasi seperti:

1. Meninjau dokumen-dokumen perusahaan terkait
2. Menggali budaya perusahaan seperti visi, misi dan strategi perusahaan
3. Meninjau bagan perusahaan secara keseluruhan
4. Meninjau susunan kerja yang berlaku di Rolling mill 1
5. Mengelompokkan nama jabatan berdasarkan fungsinya, dengan tujuan memudahkan peneliti mengenai susunan jabatan yang berlaku
6. Setelah mengelompokkan nama berdasarkan fungsinya, peneliti menyusun desain struktur organisasi untuk Rolling mill 1 yang sesuai dengan kebutuhan di lapangan seperti pada bagan 1
7. Melakukan konfirmasi dengan pihak manajemen.

Setelah melakukan penyusunan struktur organisasi, langkah berikutnya adalah melakukan analisis jabatan. Tujuannya untuk mengkaji ulang uraian jabatan dan menyesuaikannya dengan kebutuhan dilapangan (Rolling Mill 1) yang belum tercantumkan dalam uraian wewenang dan tanggungjawab pemegang jabatan di ISO (Internasional Organization for Standardization) perusahaan.  Pelaksanaan analisis jabatan untuk mengkaji ulang uraian jabatan Rolling Mill 1 adalah sebagai berikut:

1. Melakukan benchmarking yaitu membandingkan uraian jabatan (bagian produksi Rolling Mill1) dengan Occupational Information Network (O*NET).
2. Menyusun kisi-kisi wawancara dan membuat worklog kosong untuk memudahkan pencatatan data.
3. Melakukan wawancara dengan para pemegang jabatan.
4. Melakukan verifikasi dengan pemegang jabatan dan pimpinan terkait.
5. Melakukan konfirmasi dengan pihak manajemen.
6. Menyiapkan format uraian jabatan.
7. Menyususn uraian jabatan sesuai format.
8. Menyususn alur aktivitas kerja.
9. Melakukan sosialisasi hasil penyusuanan uraian jabatan dengan manajemen dan pihak-pihak terkait.

Sesuai dengan kebutuhan perusahaan terkait pengembahan desain penilaian kinerja berbasis kompetensi, peneliti mendapatkan bahwa kompetensi-kompetensi dalam penilaian kinerja belum memiliki keterkaitan dengan uraian jabatan di Rolling Mill 1. Dengan penyusunan uraian jabatan seperti yang telah peneliti lakukan, memudaahkan peneliti untuk mengidentifikasi kompetensi-kompetensi kritikal. Berikut langkah-langkah untuk menentukan kompetensi kritis:

Baca juga: Makalah Organisasi dan perilaku organisasi

1. Sebelum melakukan kompetensi peneliti mengidentifkasi bebrapa buah kompetensi yang menjadi rujukan untuk pengembangan kompetensi perusahaan tersebut, dengan harapan kompetensi-kompetensi tersebut dapat cocok dan bisa memberikan kontribusi terhadap keberhasilan masing-masing pemegang jabatan ditempat kerja.
2. Mensejajarkan nama-nama kompetensi yang dilakukan dalam penilaian kinerja dengan Advance Manufacturing Competency Model.
3. Membangun sebuah model kompetensi berdasarkan ETA (2011). CPS Human Resource Service (2007), Campion, Carr, Fink, Odman, Phiilips dan Ruggeberg(2011).
4. Menghitung frekuensi kemunculan kompetensi pada setiap aktivitas kerja masing-masing jabatan.
5. Melakukan ranking untuk mendapatkan kompetensi-kompetensi yang banyak muncul pada masing-masing jabatan. Berdasarkan keterkaitan dengan visi dan misi perusahaan. Kompetensi yang peniliti anggap penting termasuk dalam differentiating competency yang mana kompetensi tersebut dapat membedakan seseorang berkinerja tinggi dengan pegawai lainnya yang tergolong rata-rata sedangkan kompetensi-kompetensi yang peneliti anggap tidak penting merupakan threshold competence, yang menunjukkan kompetensi minimum yang harus dimiliki individu. Misalnya kompetensi membaca, menulis, dasar komputer, dan matematika.

Kesimpulan

Jadi manajemen berasal dari kata to manage, yang arinya mengatur atau mengelola. Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dan fungsi-fungsi manajemen itu. Jadi, manajemen itu merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan. Sedangkan organisasi adalah adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu, secara mutlak akan dipengaruhi oleh perilaku baik dari internal organisasi atau pihak eksternal.

TERIMA KASIH

SEMOGA BERMANFAAT