Makalah Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi dalam Organisasi

Latar Belakang

Sebagai makhluk sosial, setiap  manusia senantiasa berinteraksi dengan manusia lainnya, bahkan cenderung hidup berkelompok atau berorganisasi untuk mencapai tujuan bersama yang tidak mungkin dicapai bila ia sendiri. Komunikasi merupakan aktifitas manusia yang sangat penting. Bukan hanya dalam kehidupan organisasi, namun juga dalam kehidupan manusia secara umum. Komunikasi tidak terbatas pada kata-kata yang terucap belaka, melainkan bentuk dari apa saja interaksi, sikap, dan perasaan yang sama. Diterimanya pengertian yang sama merupakan kunci dalam komunikasi. Tanpa penerimaan sesuatu dengan pengertian yang sama, maka yang terjadi adalah kesalahpahaman. Komunikasi adalah proses menghasilkan, menyalurkan, dan menerima pesan-pesan dalah keseluruhan proses organisasi. Dalam komunikasi, kemampuan komunikator, keakuratan pesan, proses penyandian, ketepatan saluran, dan penerimaan pesan meurpakan komponen sangat penting. 

Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi dalam organisasi?
2. Apa saja unsur  yang terdapat dalam komunikasi?
3. Bagaimana proses terjadinya komunikasi?
4. Apa saja bentuk komunikasi yang biasanya terdapat dalam organisasi?
5. Apa fungsi komunikasi dalam organisasi?
6. Bagaimana bahasa komunikasi dan pendekatan komunikasi dalam organisasi?

Tujuan

1. Untuk mengetahui tentang komunikasi dalam organisasi.
2. Untuk mengetahui unsur yang terdapat dalam komunikasi.
3. Untuk mengetahui proses terjadinya komunikasi.
4. Untuk mengetahui tentang bentuk komunikasi yang biasanya terjadi di dalam organisasi. 
5. Untuk mengetahui fungsi komunikasi dalam organisasi.
6. Untuk mengetahui bagaimana bahasa dan pendekatan komunikasi dalam organisasi.

Definisi Komunikasi

Komunikasi mengandung makna bersama-sama (common). Istilah komunikasi atau communication berasal dari bahasa latin, yaitu communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran. Kata sifatnya communis, yang bermakna umum atau bersama-sama. Para ahli mendefinisikan komunikasi menurut sudut pandang mereka masing-masing:

1. Sarah Trenholm dan Artur Jensen (1996:4) mendefinisikan komunikasi demikian: “A process by which a source transmits a message to a reciever through some channel.” (Komunikasi adalah suatu proses dimana sumber mentransmisikan pesan kepada penerima melalui beragam saluran.)
2. Hoveland (1948:371) mendefinisikan komunikasi demikian: “The process by which an individual (the communicator) transmits stimuli (usually verbal symbols) to modify, the behaviour of other individu.” (Komunikasi adalah proses dimana individu mentransmisikan stimulus untuk mengubah perilaku individu yang lain.)
3. Gode (1969:5) memberikan pengertian mengenai komunikasi, sebagai berikut: “It is a process that makes common to or several what was the monopoly of one or some.” (Komunikasi adalah suatu proses yang membuat kebersamaan bagi dua atau lebih yang semula monopoli oleh satu atau beberapa orang.)
4. Cherrey sebagaimana dikutip oleh Anwar Arifin (1995:24) mengatakan bahwa: “Communication is essentially the relationship set up bay the transmission of stimuli and the evocation of responsse.” 

Jadi pengertian komunikasi adalah suatu proses dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain.  Sedangkan dalam organisasi, komunikasi dapat diartikan sebagai biidang yang sangat penting dalam organisasi. Komunikasi dalam organisasi dapat diartikan menjadi system aliran yang menghubungkan dan membangkitkan kinerja antar bagian dalam organisasi sehingga menghasilkan sinergi. Komunikasi organisasi diklasifikasikan menjadi 2 yaitu :

1. Definisi Fungsional komunikasi organisasi adalah sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara satu dengan lainnya dalam satu lingkungan. 
2. Definisi Interpretatif komunikasi organisasi adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi. Menekankan peranan orang dan proses dalam menciptakan suatu makna.  

Unsur Komunikasi

Secara umum, unsur-unsur dalam komunikasi dapat digambarkan menjadi empat bagian, yaitu:

1.) Komunikator

Istilah lain dari komunikator adalah sender, encoder atau pengirim pesan, yaitu perorangan ataupun lembaga yang bertindak sebagai penyampai atau pengirim pesan. Sebagai penyampai atau pengirim pesan, maka komunikator juga dapat sekaligus sebagai penggagas atau disebut sebagai narasumber. Dalam kegiatan komunikasi akan terjadi proses interaksi antar manusia yang terlibat di dalamnya.

Penyebar pesan atau komunikator adalah unsur yang menyampaikan ide atau gagasan kepada pihak lain. Tugasnya melakukan encoding atau merumuskan ide/gagasan ke dalam suatu bentuk pesan yang dapat dan mudah dimengerti. Hal ini cukup menyulitkan, mengingat seorang komunikator harus dapat memindahkan ide/gagasannya tersebut ke benak atau pemikiran oranglain agar terdapat kesamaan pengertian dan makna. 

Dalam menyampaikan isi pesannya, seorang komunikator dapat secara:

1. Interpersonal, yaitu secara pribadi, tatap muka.
2. Small group, yaitu dengan cara berkelompok kecil.
3. Large group, yaitu dengan cara pertemuan yang melibatkan massa yang besar.
4. Mass communication, yaitu melalui media massa.

Seorang komunikator akan berhasil dengan baik apabila dalam menyampaikan pesan-pesannya cermat dan memperhatikan tingkat kemampuan penerima pesan. Selain itu hal lain yang harus dipahami oleh seorang komunikator ialah situasi, kondisi lingkungan penerima pesan, atau komunikasi sangat mempengaruhi pesan yang diterima. Adapun syarat-syarat kunci komunikator adalah jujur dan bermoral.

2.) Pesan

Materi pernyataan yang disampaikan komunikator pada komunikan dapat berupa lisan maupun tulisan. Selain itu, dapat pula berupa lambang-lambang, gambar, warna, atau isyarat-isyarat lain yang dilakukan dengan menggunakan bahasa verbal maupun non verbal, tetapi harus dapat dipahami oleh kedua belah pihak, baik pengirim maupun penerima pesan.

Bahasa verbal adalah kata, kalimat yang diucapkan atau ditulis secara langsung. Komunikasi verbal adalah penyampaian ide-ide, pemikiran, atau keputusan secara tertulis dan lisan menggunakan mulut (oral). Tujuannya ialah agar lebih mudah menyampaikan pesan daripada tidak verbal. Dalam hal ini, komunikan sebagai pendengar atau pembaca lebih mudah memahami pesan-pesan yang disampaikan, sedangkan bahasa non verbal adalah kata, kalimat yang disampaikan tidak secara lisan, komunikator menggunakan berbagai isyarat, lambang, ataupun gerak yang harus dimaknai, dan dimengerti oleh kedua pihak, yaitu komunikator dan komunikan.

Berikut adalah syarat dalam penyampaian pesan agar komunikasi berhasil dan efektif:

• Isi pesan harus diatur, dengan demikian akan menumbuhkan perhatian, keinginan dimana komunikasi akan berjalan dengan baik bila tahap pertama sudah menimbulkan kesan.
• Isi pesan harus menggunakan wadah dan volume yang sesuai dengan luas lingkup pandangan komunikator dan pandangan komunikan.
• Isi pesan harus menumbuhkan keinginan pribadi dan dapat menyampaikan saran-saran bagaimana memenuhi keinginan.
• Isi pesan harus membuka jalan untuk dapat mengatasi keinginan tersebut yang sesuai dengan situasi.
• Isi pesan yang disampaikan dengan cara mencemarkan atau menjelekkan pihak lain akan sulit diterima oleh komunikan, kalaupun diterima maka akan menimbulkan keraguan.

3.) Media

Media merupakan saluran atau titian dalam menyampaikan pesan yang ditujukan kepada komunikan baik perorangan, kelompok, maupun massa. Media tersebut dapat dikategorikan dalam dua bagian:

1. Media umum, ialah media yang digunakan oleh semua bentuk komunikasi seperti: telepon, fax, overhead, proyektor, infocus, dsb.
2. Media massa, ialah media yang digunakan untuk kepentingan massal seperti: televisi, radio, film, dan surat kabar.

Dilihat dari kepentingannya, media tersebut sangat tergantung dengan tujuan melakukan komunikasi. Apakah untuk kepentingan massal, perorangan, ataupun lembaga, serta kondisi dan situasi?. Penggunaan media dan sarana komunikasi dalam situasi dibagi menjadi tiga:

1. Media yang digunakan untuk kepentingan komunikasi antarpersonal, kelompok, dan massal yang disebut sebagai media primer.
2. Media yang didasarkan atas penggunaan lambang atau isyarat seperti suara, yaitu intonase (tinggi, rendah), satire, ejekan, humor, yang disebut media sekunder. Satire adalah cara komunikasi melalui bahasa kiasan. Pada zaman dahulu berupa dongeng yang cenderung lucu, yang mengandung ironi (mencemooh), dan sarkasme (ejekan).
3. Media yang digunakan dalam kondisi waktu yang bersamaan disebut sebagai media multiple.

4.) Komunikan

Komunikan merupakan pihak penerima pesan yang dengan istilah lain disebut sebagai decoder atau receiver. Komunikan juga dapat berupa perorangan atau individu, dan kelompok, massa, serta lembaga. Seorang komunikan dalam tugasnya melakukan decoding, yaitu menafsirkan pesan yang sampai kepadanya melalui media, berusaha memahami pesan itu sehingga dapat memberikan reaksi yang sesuai dengan harapan si penyampai pesan. Decoding atau penafsiran merupakan faktor penting dalam memahami suatu pesan yang diterima, yang didalamnya harus persamaan pengertian antara pengirim pesan dengan penerima pesan terhadap lambang-lambang yang merupakan “titian” atau kendaraan yang telah dirumuskan atau di-encode oleh komunikator. 

Selain dari empat bagian unsur komunikasi tersebut, juga terdapat efek atau umpan balik/feedback yang merupakan bentuk pengaruh yang berasal dari penerima atau tanggapan arus balik dari komunikan kepada komunikator, dapat berupa apa saja dan merupakan hasil dari komunikasi. Umpan balik adalah pengaruh yang langsung diterima oleh sumber dari penerima (Cangara, 2004). Efek atau umpan balik bisa berbentuk positif maupun negatif, tergantung pada bagaimana cara komunikan mengartikan pesan yang diterimanya. 

Proses Komunikasi

Proses komunikasi diawali dengan komunikator yang menyampaikan pesan dan diakhiri dengan komunikan yang menerima pesan. Sebagai suatu proses, komunikasi tidak mempunyai titik awal atau titik akhir. Proses komunikasi berlangsung dalam keadaan dinamik, berkelanjutan, berubah-ubah, on-going tanpa starting point atau stopping point. Untuk menganalisis dinamika proses komunikasi, maka dilakukan pemenggalan proses yang telah dihentikan tersebut. Kebanyakan pada studi komunikasi, penyederhanaan tersebut diawali dari komunikator (source) yang menyampaikan pesan (message) melalui saluran (channel) kepada komunikan (receiver) sampai komunikasi menimbulkan perubahan (effect) pada komunikan. Penggalan proses ini dinyatakan dalam suatu model S-M-C-R-E. 

Bentuk Komunikasi

Terdapat lima penggolongan komunikasi dalam organisasi yang biasa dipakai:

1.) Komunikasi Lisan dan Tertulis

Adapun jenis pesan yang disampaikan dapat tertulis maupun lisan.,karena sebagian interaksi manusia terjadi dalam bentuk ini. Banyak orang lebih menyukai komunikasi lisan karena dapat menimbulkan keakraban dan meminimalisir keslahpahaman.  

2.) Komunikasi Verbal dan Non Verbal

Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan dapat tercapai dengan baik. Penyampaian suatu pesan secara lisan maupun tertulis memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat mendengar atau membaca apa yang dikatakan dengan baik dan benar. Komunikasi yang efektif sangat bergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan.

Bentuk komunikasi yang paling mendasar adalah komunikasi nonverbal. Pada umumnya, bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur sehingga membuat komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari. Komunikasi nonverbal juga lebih bersifat spontan dibandingkan dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu pesan. Contoh yang paling sederhana adalah ketika seseorang mengerutkan dahi pada saat sedang memikirkan sesuatu. 

3.) Komunikasi ke bawah, ke atas dan ke samping

• Komunikasi ke bawah, alirannya mengalir dari tingkatan manajemen puncak ke manajemen menengah, manejemen lebih rendah dan akhirnya sampai karyawann operasional. Komunikasi ke bawah memiliki fungsi pengarahan, perintah, indoktrinasi, inspirasi dan evaluasi. 
• Komunikasi ke atas, alirannya dari hirarki wewenang yang lebih rendah ke tinggi. Fungsi utamnaya untuk memperoleh informaasi mengenai pelaksanaan pekerjaan karyawan pada tingkat yang lebih rendah.
• Komunikasi ke samping, terjadi secara teratur pada karyawan yang bekerja dalam suatu tim, diantara para karyawan yang berbeda bagian.

4.) Komunikasi formal dan informal

Komunikasi organisasi formal  merupakan proses komunikasi yang mengikuti jalur hubungan formal yang tergambar dalam struktur organisasi. Komunikasi organisasi informal adalah proses komunikasi dimana arus informasinya sesuai dengan kehendak dan kepentingan masing-masing pribadi yang ada dalam organisasi. ( Masmuh, 2008:14).

5.) Komunikasi satu arah dan dua arah

Komunikasi satu arah lebih menekankan pada penyampaian pesan. Contohnya adalah perintah lisan. Komunikasi dua arah pengirim dan penerima pesan menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama atau keduanya saling memberikan informasi.  

Fungsi Komunikasi

Dalam sebuah kelompok atau organisasi, komunikasi memiliki empat fungsi utama: kontrol, motivasi, ekspresi emosional, dan informasi.

1.) Kontrol

Ketika karyawan, misalnya diwajibkan untuk pertama-tama mengkomunikasikan segala keluhan terkait pekerjaan kepada atasan langsung mereka, untuk mengikuti deskripsi kerja mereka, komunikasi sedang menjalankan fungsi kontrolnya. Tetapi, komunikasi informal juga mengontrol perilaku. Ketika kelompok kerja menggoda atau mencela salah seorang anggotanya yang bekerja terlalu rajin (dan membuat anggota-anggota yang lain tampak buruk), mereka secara informal berkomunikasi dengan, dan mengontrol, perilaku anggota tersebut.

2.) Motivasi

Komunikasi menjaga motivasi dengan cara menjelaskan kepada para karyawan mengenai apa yang harus dilakukan, seberapa baik pekerjaan mereka, dan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kinerja sekiranya hasilnya kurang baik. 

3.) Ekspresi emosional

Komunikasi yang terjadi dalam kelompok merupakan sebuah mekanisme fundamental yang melaluinya para anggota menunjukkan rasa frustasi dan rasa puas mereka. Jadi, komunikasi menyediakan jalan keluar bagi ekspresi emosional dan perasaan-perasaan dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan sosial.

4.) Memberikan informasi

Komunikasi memberikan informasi yang dibutuhkan oleh individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan cara menyampaikan data untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif yang ada. 

Bahasa Komunikasi dan Pendekatan Komunikasi dalam Organisasi.

Bahasa merupakan alat pengantar dalam berkomunikasi, bahasa untuk setiap wilayah, bagian dan Negara memiliki perbedaan yang sangat kompleks. Dalam ilmu komunikasi, bahasa merupakan komponen komunikasi yang sulit dipahami. Bahasa memiii sifat unik dan komplek, yang hanya dapat dimengerti oleh penggun bahasa tersebut. Jadi keuni8kan dan kekomplekan bahasa ini harus dipelajari, dan dipahami agar komunikasi lebih baik  dan efektif sehingga memperoleh nilai empati dan simpati dari orang lain.  

Komunikasi akan dipandang sebagai suatu proses yang lebih terstruktur. Ada tahapan-tahapan termasuk bentuk jaringan dalam komunikasi di dalamnya. Ini merupakan pendekatan sistem yang tentu saja bisa kita pahami sebagai sesuatu yang memang ada. Berikut adalah beberapa macam pendekatan sistem yang ada di dalam komunikasi organisasi:

1.) Identifikasi

Melalui identifikasi ini, apa yang menjadi pesan dan siapa saja yang terlibat di dalamnya akan berusaha dikenali terlebih dahulu sehingga proses komunikasi akan berlangsung dengan tepat. Jika pendekatan melalui identifikasi ini tidak tercapai, tentu saja akan berpengaruh terhadap proses komunikasi yang berlangsung.

2.) Pengertian

Setiap komponen yang terlibat harus memahami apa saja perannya masing-masing sehingga bisa menjalankan fungsinya dengan baik. Tanpa adanya pengertian ini, komunikasi organisasi mungkin menjadi bermasalah.

3.) Analisis

Setiap informasi atau pesan yang disampaikan dalam komunikasi organisasi, akan dianalisis sedemikian rupa sehingga menghasilkan sebuah pemahaman yang satu persepsi.

4.) Pelaporan

Anggota dalam suatu kelompok akan melakukan proses komunikasi organisasi sehingga pesan yang ada bisa disebarkan dengan merata. Ini adalah bentuk reporting yang memang cukup khas dalam komunikasi organisasi.

5.) Adaptasi

Komunikasi organisasi yang ada harus mampu beradaptasi dengan baik terhadap situasi dan lingkungan sekitar. Tanpa adanya adaptasi, proses komunikasi organisasi tidak akan berjalan dengan baik. 

6.) Kebebasan Komunikasi

Proses komunikasi organisasi akan berkembang dengan baik apabila anggotanya memiliki kebebasan komunikasi yang efektif. Artinya, setiap anggota dapat menyampaikan setiap pesan yang diterima ataupun mencetuskan gagasan dan ide baru. Terhambatnya kebebasan berkomunikasi tidak menutup kemungkinan menjadi matinya organisasi.

7.) Interaktif

Ini merupakan sebuah hal yang juga menjadi ciri tersendiri di dalam komunikasi organisasi. Proses yang interaktif ini tetap harus memperhatikan pula etika komunikasi organisasi.

Kesimpulan

Komunikasi dalam organisasi dapat diartikan menjadi system aliran yang menghubungkan dan membangkitkan kinerja antar bagian dalam organisasi sehingga menghasilkan sinergi. Unsur dalam komunikasi dapat digambarkan menjadi empat bagian, yaitu: komunikator, pesan, media, dan komunikan, selain itu juga terdapat efek atau umpan balik/feedback. Proses komunikasi diawali dari komunikator (source) yang menyampaikan pesan (message) melalui saluran (channel) kepada komunikan (receiver) sampai komunikasi menimbulkan perubahan (effect) pada komunikan. 

Komunikasi yang biasanaya terjadi di dalam organisasi diklasifikasikan menjadi 5 yaitu komunikasi lisan dan tertulis; komunikasi verbal dan nonverbal; komunikasi ke bawah, ke atas dan ke samping; komunikasi formal dan informal; komunikasi satu arah dan dua arah. Dalam sebuah kelompok atau organisasi, komunikasi memiliki empat fungsi utama: kontrol, motivasi, ekspresi emosional, dan informasi. Bahasa merupakan alat pengantar dalam berkomunikasi, bahasa untuk setiap wilayah, bagian dan Negara memiliki perbedaan yang sangat kompleks. Komunikasi akan dipandang sebagai suatu proses yang lebih terstruktur. Ada tahapan-tahapan termasuk bentuk jaringan dalam komunikasi di dalamnya

TERIMA KASIH
SEMOGA BERMANFAAT